关于加强学院会议记录及档案工作的通知

   随着学院各项事业的发展,许多会议记录、文书、各种形式的文件及资料将成为重要的档案材料。它们真实地记录和反映了学院对于重要事宜研讨和决策的全过程,反映了学院发展的全貌和历史轨迹,具有很高的参考和利用价值。希望学院全体教职员工尤其是相关责任岗位人员本着“尊重历史、功在当代、利在千秋”的精神要求,切实重视和加强学院会议的规范记录及档案工作。

   为了切实推进此项工作,现将学院会议记录及档案工作事宜通知如下:

   一、学院的会议记录适用于学院党政各类重要的且不涉密的会议。涉密的会议按照学校的相关规定执行。

   二、学院党务会议由党支部宣传委员或党支部指定人员进行记录和归档,行政会议由学院办公室负责人员或会议组织者指定人员进行记录和归档。会议记录使用统一格式,用签字笔记录或电脑打印。如会议期间未使用统一格式,须会后进行补录。

   三、应归档的会议记录由主管领导签字确认,实行“一会一件”单独归档不立卷。重要会议的相关记录,应该同时具备电子版。

   四、除会议记录外,学院的纵向横向往来文书、日常管理文件资料、基本教学文件材料、培训项目文件资料、科研项目文件资料以及其他各种载体的相关重要材料(照片、录音带、录像带、机读材料等等)都应进行统一管理和立卷归档。

   五、学院各种形式(电子版、纸质版)的各种文件材料的日常登记、保存、维护工作由相关岗位责任人负责。如果出现人员变动,则由该岗位的接任者自然替补。

   六、学院各二级部门应在每学期对本部门的重要会议记录及档案工作至少进行1次自查,学院将在部门自查的基础上,每年年末对会议记录及档案工作进行检查或抽查。对个人失职造成重要会议记录或档案材料损失的,要进行批评教育;造成不良影响或严重后果的,要追究责任。

   七、未尽事宜由学院班子会议进行解释。

国际与继续教育学院

2016年1月19日