上海对外经贸大学档案管理办法

文章来源:档案馆 作者: 发布时间:2021-01-27 浏览次数:138

 


202011月修订,经2021115日校长办公会通过。沪经贸大办﹝202117号)


第一章   

第一条  为了加强学校档案工作业务建设,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等法律、法规精神,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分,是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应把档案工作纳入学校发展规划和计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,并在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证。

第四条  学校档案实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统、安全,便于开发利用。

第二章  档案工作体制与任务

第五条  学校档案工作在校长统一领导下由一名校领导分管,同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第六条 学校设立档案工作委员会。档案工作委员会主任由校长担任,副主任由分管档案工作校领导担任,委员由部分部门、单位负责人担任。档案工作委员会下设秘书长一名,由档案馆负责人兼任。档案工作委员会的职责是宏观指导、协调和考核学校各部门、单位的档案工作,审议档案工作的规章制度、发展规划及其他档案工作重要事项。

第七条  档案馆既是学校档案工作的职能部门,又是永久保存和提供学校档案利用的管理机构。

第八条  各部门、单位负责人分管本部门、单位档案工作,并确定一名兼职档案员具体承办本部门、单位的档案工作。

第九条  学校档案馆的基本任务:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)制定学校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计学校的各类档案及有关资料;

(四)负责编制检索工具,积极开发档案信息资源;

(五)做好档案信息化建设,推动数字档案馆建设与发展;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)负责对全校专(兼)职档案人员进行业务培训;

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

(九)开展档案学术研究和交流活动;

   (十)完成学校领导交办的其他任务。

  第十条  各部门、单位分管档案工作负责人和兼职档案员的主要任务:

(一)按照档案馆有关规定做好本部门、单位文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作;

(二)按时归档;

(三)各部门、单位兼职档案员应遵纪守法、忠于职守,努力维护本部门、单位档案的完整与安全;努力学习档案专业知识,积极参加岗位培训,不断提高自己的档案业务水平。

第十一条  对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要设立分室管理。分室是学校档案馆的分支机构,受学校档案馆和业务主管部门双重领导。

 第三章  条件保障

第十二条  学校应将档案工作纳入学校事业发展规划和年度工作计划,定期进行督促检查,及时研究并协调解决档案工作中的重大问题,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障。

第十三条  学校应为档案职能部门配备专职档案工作人员。档案工作人员职数根据学校档案数量和工作任务确定,其待遇与学校行政管理人员同等,实行专业技术职务评聘制。

第十四条  学校应合理核定档案工作经费并列入学校年度预算,应设立专项经费配置档案管理现代化、信息化所需设施,以保证档案工作需求。

学校各部门、单位应提供必要经费用于本部门、单位的档案管理工作,以保证档案顺利移交。

第十五条  学校应提供符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的库房,应及时改建或者扩建。必要时,可将档案事业建设纳入基础设施建设项目。

第十六条  学校应将数字档案馆建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,以推进档案存储数字化和利用网络化,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第十七条  档案馆应不断完善档案管理办法,建立健全各项规章制度,并根据上级文件精神及实践的需要,不断查漏补缺,以确保档案工作有法可依、有制可据。

第四章  归档与交接

第十八条 各部门、单位应进一步健全和完善归档制度,将档案工作纳入相应人员的工作职责,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十九条  学校实行文件材料形成部门立卷制度。各部门、单位的兼职档案员应按照《上海对外经贸大学归档范围和保管期限表》,做好平时文件材料的积累和保管。

第二十条  各部门、单位应归档的各类文件材料,由兼职档案员整理、组卷、装订后向档案馆移交。档案馆负责各部门、单位立卷的业务指导及档案的检查、验收。

 第二十一条  各部门、单位立卷归档必须分工明确,协同配合。全校性、综合性的材料由学校办公室负责立卷归档;其余按职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档;归档材料涉及多个部门的,由一个主要职能部门归口,其他部门可向他们集中。

 第二十二条  对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案馆的人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

 第二十三条  归档时间和手续:

(一)学校各部门、直属单位应当在档案形成次年的6月底前归档;

(二)各学院应当在档案形成次年的12月底前归档;

(三)科研类档案应当在项目完成后2个月内归档,基建类档案应当在项目完成后3个月内归档,临时专项工作由临时机构在工作完成后2个月归档;

(四)收集到的人物类档案即时归档;

(五)会计档案在会计年度终了后由财会部门保管1年,期满后的次年6月底前向本馆移交。因工作需要确需推迟移交的,应当经本馆同意。单位财会部门临时保管会计档案最长不超过3年。

(六)列入本馆接收范围的部门、单位撤销或合并,其档案应在撤销或合并后6个月内向本馆移交。

(七)专业性较强或者需要保密的档案,经本馆同意后,可适当延长归档期限。

(八)随时接收上级规定应接收的档案;

(九)接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,交接双方必须签名盖章。

第二十四条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各类载体形式的文件材料,必须按照规定向档案馆移交,集中管理,任何人不得拒绝归档或者据为己有。个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

 第五章  档案的管理

第二十五条  档案馆要对档案进行分类、编号和排列,我校档案的分类方法按照《高等学校档案实体分类法》执行。

第二十六条  档案馆对保管期限已满的档案,要按有关规定及时进行鉴定、处理。对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意并造册经校领导批准后,予以销毁。销毁档案时要有二人监销,监销人要在销毁清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十七条  档案馆应指定专人负责下列统计工作:

(一)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

    (二)按照有关规定,向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

第二十八条  档案库房技术管理工作,要有专人负责。要建立科学的管理制度,便于对档案的利用;按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化。

第二十九条 档案馆应当建立健全档案安全工作机制,加强档案安全风险管理,提高档案安全应急处置能力。应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。

第三十条  档案馆应积极推进档案信息化建设,建立和完善档案数据库,实现档案信息资源共享,并采取措施保障档案信息安全。

第六章  档案的利用与开放

第三十一条  档案馆人员要熟悉馆藏,主动提供利用,充分发挥档案的信息功能。

第三十二条  凡利用馆藏档案,均应按《上海对外经贸大学档案借、查阅制度》规定办理利用手续。如需利用的档案尚未解密或不宜开放,须经有关部门、单位负责人及校领导书面批准同意后方可查阅。对借出档案,档案馆要定期催还,并检查归还档案的完好情况,若发现损坏或丢失,应书面报告学校处理。

第三十三条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十四条  对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如有特殊需要,须经档案馆馆长和校领导书面批准。

第三十五条  档案馆应设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,为学校各部门、单位提供服务。

第三十六条  档案是党和国家及学校的宝贵财富。档案人员应认真学习和贯彻上级关于档案安全和保密的规定,积极做好安全和保密工作。

第七章  考核、奖励与处罚

   第三十七条  学校档案工作应建立检查、考核和评估制度,对表现优秀的工作人员给予表彰和奖励。

   第三十八条  有下列行为之一的,应按照《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《上海市档案条例》的程序和处理方法给予行政处分;构成犯罪的,移交司法部门处理:

(一)损毁、丢失属于学校所有的档案的;

(二)擅自提供、抄录、复制、公布属于学校所有的档案的;

(三)买卖或者非法转让属于学校所有的档案的;

(四)篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的;

(五)将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的;

(六)不按规定归档或者不按期移交档案,被责令改正而拒不改正的;

(七)不按规定开放、提供利用档案的;

(八)明知存在档案安全隐患而不采取补救措施,造成档案损毁、灭失,或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的;

(九)发生档案安全事故后,不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的;

(十)档案工作人员玩忽职守,造成档案损毁、灭失的。

第八章   

第三十九条  本办法由档案馆负责解释,并根据本办法制定实施细则。

第四十条  本办法自发布之日起执行,20171117日发布的《上海对外经贸大学档案管理办法(201711月修订)》(沪经贸大办〔2017209号)同时废止。