上海对外经贸大学重大活动、重要项目档案管理规定

文章来源:档案馆 作者: 发布时间:2021-01-27 浏览次数:52


202011月修订,经2021115日校长办公会通过。沪经贸大办﹝202117号发文附件)


一、本规定所称的“重大活动”,是指以学校名义举办的关系学校发展的各类重大活动,如学校党代会、职代会,校庆典礼,重要教学工作会议、科研工作会议,重要的学术研究活动,重要的外事活动等。本规定所称的“重要项目”,是指国家级、省(市)级教学、科研课题和获奖项目,学校重要基建工程项目,重要设备安装项目及其他各类重要建设项目。“重大活动”和“重要项目”以下简称“两重”。

二、“两重”档案的形成由各立卷部门、单位(指活动组织部门、单位和项目管理部门、单位)分管领导负责,并督促本部门、单位档案人员收集材料、组卷立卷后向档案馆移交;档案馆负责指导立卷、接收整理、编目保管并提供利用。

三、在重大活动的筹备阶段,有关职能部门应及时向档案馆通报信息,档案馆也应主动了解相关信息,并指派专职档案人员指导收集立卷,必要时参与筹备工作,以切实做好重大活动建档、归档的协调服务和监督指导工作。

四、重要教学、科研项目的评审、鉴定,重要基建工程的竣工等,有关部门、单位应及时通报档案馆,由档案馆派专职人员参与对重要项目归档文件材料的检查和验收。

五、“两重”档案应在活动结束或项目结题后,及时向档案馆移交。

六、“两重”档案包括各种门类、各种载体的文件材料,尤其应重视对照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。

七、“两重”档案应严格遵照立卷要求,确保文件材料的齐全、完整和规范。