上海对外经贸大学部门文件材料收集整理立卷归档管理办法

文章来源:档案馆 作者: 发布时间:2021-01-27 浏览次数:45


202011月修订,经2021115日校长办公会通过。沪经贸大办﹝202117号发文附件)


根据《上海市档案条例》第三章第十六条“法人和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的材料,由文书或者业务部门收集齐全并整理,定期交档案机构集中管理”规定和《高等学校档案管理办法》第三章第十六条“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”规定,并结合我校实际,制定本办法。

一、本校各部门、单位均为立卷部门、单位

各立卷部门、单位必须明确专(兼)职档案人员和分管领导。档案人员应相对稳定,认真履行档案工作的各项制度,做好立卷归档工作。

二、各部门、单位应建立收、发文登记制度

上级下发的公文和部门产生的公文及重要文件材料必须登记在收、发文登记簿上,且各个项目应登记清楚。收、发文登记簿用完后应作短期卷归档保存在本部门、单位。

三、各部门、单位应建立预立卷类目制度

学校各部门、单位应根据本部门、单位工作职能和《上海对外经贸大学归档范围和保管期限表》内容,制定本部门、单位的预立卷类目内容,并根据每年实际工作对其进行调整。

四、各部门、单位文件材料的平时收集整理

各部门、单位的文件材料处理完毕后,本部门、单位的档案人员和相关人员应及时将文件材料分类整理后,一一对应放入事先编制好的预立卷类目文件夹(盒)中,以便平时查找和日后立卷归档。

五、归档范围和归档时间

归档范围:根据各部门、单位工作职能,凡是本部门、单位上一年度在工作活动中所产生的具有保存价值且办理完毕的文件材料均应进行收集整理并立卷归档。具体范围详见《上海对外经贸大学归档范围和保管期限表》内容。

归档时间:根据《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》相关规定,学校各党政部门应在每年六月底前完成上一年度文件材料的收集整理和立卷工作并向学校档案馆办理档案移交,各院系等单位应在每年十二月底前完成上一学年的文件材料的收集整理和立卷工作并向学校档案馆办理档案移交。

六、立卷归档要求和方法

(一)文件材料应该收集齐全完整

1. 正常收集:部门、单位档案人员和相关人员在平时工作中应及时对处理完毕的部门文件材料进行分类整理,放入预立卷类目文件夹(盒)中。

2. 补充收集:1)按部门收发文登记簿,检查文件是否短缺;(2)请部门领导、主管人员和经办人员彻底清理文件并将有保存价值的文件材料理顺分类后交给档案人员;(3)检查归档文件材料的定稿与打印稿、主件与附件、请示与批复、来文与复文及相关材料是否都收集齐全。

3. 检查行文手续是否完备:检查归档文件材料(包括定稿)是否署有单位全称和行文日期,是否加盖公章或个人签名,以及其它应有手续是否完备。

(二)文件材料分类清楚、组卷合理、排列有序、标题拟写正确

1. 分类:应按照文件材料的形成规律和特点保持文件之间的历史联系,区分不同价值(永久、长期和短期)进行分类。

2. 组卷:1)应运用以问题特征为主的方法组卷,如无法按问题特征组卷,则可按作者特征、地区特征、名称特征或通讯者等特征进行组卷;(2)组卷遵循“一事一卷”的原则,以薄卷为主,厚度一般不超过一公分。

3. 排列:组卷后,卷内文件材料应按照文件材料的重要程度、事情的来龙去脉有条理、有秩序的排列。具体方法:1)如卷内只有一个问题一个作者,按时间顺序排列;(2)如卷内只有一个作者几个问题,先按问题后按时间排列;(3)如卷内一个问题几个作者,按作者地位排列;(4)如卷内有几个问题几个作者,按问题、作者、时间排列或按作者、问题、时间排列;(5)排列还要做到重要文件在前,一般文件在后;批文在前,请示在后;正文在前,定稿在后;结论性材料在前,过程性材料在后。

4. 拟写标题:组卷后的案卷标题拟写要做到结构完整(包括作者、内容、名称三要素),语言简练准确,字数一般不超过50个字。

(三)案卷编目系统化、卷内文件目录录入、备考表填写要完整

1. 编页号:卷内文件材料应编上页号。方法是从前往后编,号码由小到大,有文字的纸张正面页号编在右上角和反面页号编在左上角,纸张上无文字不用编页号,页号应无重号和漏号

2. 目录内容:卷内文件目录内容录入应该完整。顺序号、文号、责任者、文件题名、日期和页号等项目中的内容录入要正确齐全完整。

3. 填写备考表:卷内备考表应有立卷人和部门负责人签名并加盖部门公章。

4. 编档号:归档案卷按永久案卷在前,长期、短期案卷分别在后,重要问题案卷在前、次要问题案卷在后的原则,编上归档号。

(四)归档案卷装订要结实美观

装订后的案卷应尽量整齐,且无金属、无压字、无脱落现象。方法:(1)装订前应去掉文件材料上的所有金属物;(2)检查每份文件材料是否留有装订线位置,对未留装订线位置或装订线位置上有字迹的文件材料应补贴加边;(3)残破的文件材料应修补;(4)装订时先将文件材料的左右两边和下沿整理整齐,然后再打洞装订;(5)左侧装订。三个洞口的位置为:第一个洞口位置在A4纸张左侧中间,第一个洞口向上和向下7公分处为第二、三洞口位置;(6)用双线装订,线的结头要结得牢固。

(五)移交手续完备

1. 归档案卷移交目录一式二份,经档案部门检查验收后由双方签名并各自加盖部门公章后各自保存一份。

2. 卷内文件目录一式三份(一份随卷装订、一份部门保存、另一份随案卷一起移交档案馆)。

七、各部门、单位电子文件(数据)的归档

1. 各部门、单位在工作活动中形成的具有永久和长期保存价值的电子文件(数据),应与制成的纸质文件一同归档,并在我校档案管理系统软件中使两者建立互联。

2. 部门、单位档案人员在档案管理系统软件中上传电子文本文件前,必须对该电子文件的真实性、完整性、规范性、安全性和可识别性进行确认,并确保与归档的纸质文本文件完全相同,然后方可进行上传和转换操作。

3. 部门、单位在工作活动中制成的光盘,如果是与纸质档案内容相配套的,应在部门办理纸质档案归档移交时一起归档。其它具有保存价值的光盘应在归档当年年底前向学校档案馆归档。