上海对外经贸大学学生档案管理办法

文章来源:校综合档案室 作者: 发布时间:2017-12-12 浏览次数:284

第一章 总  则

第一条 为加强学生档案管理工作,充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的相关规定,结合我校实际,制定本管理办法。

第二条 学生档案是指学校计划内统一招收的全日制本专科生、研究生在入学时转递至学校的档案,以及在学校就读期间形成的所有档案材料。

第三条 学生档案管理坚持真实、安全、规范原则,实行综合档案室集中统一管理,各学院和相关职能部门密切配合的管理制度。

(一)综合档案室负责落实国家有关学生档案管理规定,制定学校学生档案管理规章制度,做好全校学生档案的收集、整理、转递、归档、利用等工作。

(二)各学院按规定对在校学生档案进行审核、整理、补充、完善、移交和其他相关管理。

(三)学校相关部门根据工作职责,协助做好学生档案的相关工作。

第二章  学生档案内容

第四条 为适应国家人事工作需要,在校期间学生档案内容应不断充实完善。毕业时学生档案一般包括以下内容:

(一)入学材料

1.本科生入学材料一般包括初高中材料、高考材料、入团(入党)申请书及志愿书等材料;

2.研究生入学材料除原有个人档案材料外,还应包括研究生升学等材料。

3.新生登记表

(二)学籍材料:各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学等变更材料。

(三)奖惩材料:在校期间获得各级表彰奖励及各类处分材料。

(四)党建材料:入党(入团)的申请书、志愿书,自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、转正申请书等材料。

(五)毕业材料:在校期间各科课程学习成绩登记表、高校毕业生登记表、就业通知书、体检表等材料。

(六)其他具有保存价值的个人材料。

第三章  档案及材料交接

第五条 新生档案交接

(一)研究生档案由研究生院统一接收下发至各学院,各学院初步整理后按规定时间移交至综合档案室。

本校本升硕的研究生档案,由综合档案室根据研究生院提供的信息将升硕学生的学号变更后放置至新的专业班级存放。

(二)本科生档案由招生办及各学院接收,各学院统一审核、初步整理后按规定时间移交至综合档案室。

(三)新生档案交接前各学院应有专人保管,以免遗失。

第六条 学生退伍将个人档案转回学校,由学院辅导员携至综合档案室进行交接。

第七条 档案材料交接

(一)日常材料交接

学生在校形成的各类奖惩、学籍变动等材料,由班级辅导员按学年进行收集,在每年9月份移交至综合档案室归档。

(二)党建材料交接

1.学生党建材料由各学院负责保管,待转正后由各学院负责将党建材料移交至综合档案室与个人档案并档。

2.毕业时学生转正时间在毕业后半年以内,其党建材料由各学院待转正后移交至综合档案室建档、并档或单独转递。

如转正时间在毕业半年以后,由各学院负责毕业时与毕业生材料一起移交至综合档案室。

(三)毕业材料交接

学生毕业时形成的材料由各学院负责收集、汇总、整理后移交至综合档案室归档。

第八条 归档材料要求

(一)必须是正式有效文件。文件内凡有主办单位(部门)或组织审查的,均应加盖公章;个人材料还应本人签字。

(二)归档材料必须完整真实,文字清楚,手续完备,合乎规范。

(三)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原保管单位并加盖公章。

第九条 交接手续

学生档案及材料移交时,应填写移交清单(一式两份),由交接双方核对无误后签字盖章,各执一份存档。

如移交档案及材料不符合归档要求,综合档案室有权拒收,移交方应按学生档案管理规定重新整理并移交。

第四章  学生档案利用

第十条 学生档案借查阅按《上海对外经贸大学学生档案借、查阅规定》执行。

第十一条 学生开具社会关系、学习经历、档案在校等证明,应持本人身份证或校园一卡通前来办理,证明模板由综合档案室提供,特殊情况除外。

第十二条 复制学生档案材料应征得档案管理员同意,并加盖档案复制章。

第五章  学生档案的转递

第十三条 学生档案日常转递

(一)在校生档案提前转递

在校生因退学、转学或其他原因不再具有学校学籍,应将退学、转学等材料归档,填写《学生档案提前转递申请表》办理转递。

(二)历届生档案转递

1.历届生档案转递办理方式如下:

(1)本人携带调档函、身份证到综合档案室办理。

(2)委托他人办理,并提供调档函、本人及代理人有效证件、委托书。

(3)将调档函、身份证复印件邮寄至综合档案室,身份证复印件上需签字,注明学号、接收单位等转档信息。

2.暂存在校历届生档案,综合档案室将逐年分批将暂存期满的学生档案转回其生源地主管单位。

如生源地主管单位不明则继续留存,造成一切后果由学生本人承担。

(三)延毕学生档案转递

1.延毕学生在续修期间原则上档案不能转出,如因就业、社保等事宜需将档案转出,学生可向所在学院提出申请,经学院相关负责人签字、加盖公章后交至综合档案室,其档案才可转出。

2.延毕学生应承担学生档案提前转递后产生的一切影响和后果。

3.延毕学生续修结束后,应主动与综合档案室联系,提供调档材料办理档案转递。

第十四条 应届毕业生档案转递

(一)由各学院负责组织毕业生完成转递信息填写及确认,汇总后提交综合档案室。

(二)综合档案室根据转档信息将学生档案通过EMS进行转递,并将转递信息导入学生档案查询系统,以便学生查询档案去向。

第十五条 档案退回重新转递

学生档案转递后因地址不明、解约等原因退回,综合档案室将在学生档案查询系统、综合档案室网页内通知公告,学生知晓后应重新提供转递信息进行转递。

第十六条 学生档案暂存

(一)原则上不建议毕业后档案暂存,如因档案暂存造成一切后果由学生本人承担。

(二)上海生源毕业生档案不暂存。

(三)参加国家地方项目的毕业生,可自行确定档案是否暂存。

(四)其他符合暂存条件的毕业生如需暂存本人档案,遵照《上海对外经贸大学学生档案暂存规定》执行。

第十七条 学生档案不允许本人及他人私自携带。

第六章  学生档案补办

第十八条 因历史原因遗失档案的历届生如需补办个人档案,须持个人补办申请、所在单位出具的档案遗失证明、原学院的证明材料,经主管校领导批准后,方可重新建档。

第十九条 学生档案在转递过程中因特殊原因造成遗失的,综合档案室应与学生及其所在学院协调处理,并采取相应补救措施重新建档。

第七章  附   则

第二十条 本办法自发布之日起实行。原《上海对外贸易学院学生档案管理办法(试行)》(沪贸院学〔200957号)同时废止。