上海对外经贸大学加强档案安全工作实施办法(2017年11月修订)

文章来源:校综合档案室 作者: 发布时间:2017-11-22 浏览次数:86

第一章  总

第一条 为进一步加强档案安全工作,深入推进档案安全体系建设,充分认识档案安全工作的重要性,根据国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》(档发【20166)以及上海市档案局的有关文件精神,结合学校实际,制定本实施办法。

第二条 学校档案安全工作坚持“安全第一、预防为主”的工作方针,建立健全人防、物防、技防三位一体安全体系。

第三条 档案安全是档案工作的底线,直接关系到学校档案工作可持续发展和档案作用的有效发挥。学校应切实把档案安全工作作为档案工作重点列入学校工作的议事日程,研究部署重要工作、重点项目时要强调和安排档案安全工作,检查工作任务完成情况时要检查档案安全措施落实情况,并在人员、经费、库房、设备等各方面给予保障。

学校各部门各单位应配备档案工作特别是档案安全工作所需设备、经费、人员,保证兼职档案员从事档案工作必要的时间,并纳入其岗位职责。

第四条 为确保档案的完整与安全,学校各种门类、不同载体档案必须实行统一集中管理。

第二章  领导机制与责任

    第五条 学校档案安全工作按照“统一领导、分级负责”的原则进行监督管理。

    1.学校档案安全工作在校长统一领导下并由一名校领导分管全校档案安全工作,同时接受上级主管单位开展的档案安全监督管理工作。

    2.学校综合档案室是学校档案安全管理工作的职能部门,受校长办公室领导。

    3.学校各部门各单位分管档案工作的领导负责本部门本单位档案安全工作。

第六条 学校各部门各单位按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则承担档案安全职责。

    1.学校档案管理部门分管档案工作负责人是第一负责人,对档案安全工作负全面责任;档案业务人员为直接责任人,对档案安全工作负直接责任。

    2.学校各部门各单位必须有一名领导分管档案安全工作,并根据所属单位档案的实际工作量设置一名或几名兼职档案员。各部门各单位分管档案安全工作的负责人是第一负责人,对本部门本单位档案安全工作负全面责任;兼职档案员为直接责任人,对本部门本单位档案安全工作负直接责任。

第三章  档案安全管理

第七条 综合档案室应完善学校的档案管理办法,重点修订档案收集、保管、安全、保密、利用等基本制度,并根据实践要求和形势发展需要,不断查漏补缺,避免因为制度缺陷影响档案安全。

各部门各单位要按学校档案管理办法、各项档案规章制度的规定收集、整理、保管和利用档案,彻底消除制度执行风险。

第八条 学校档案资源安全管理应做到收集归档“应收尽收”、“应归尽归”,移交接收“应交尽交”、“应接尽接”,从源头上保障档案资源安全。

1.学校档案工作机制为:校长办公室领导、校综合档案室指导负责、各部门各单位整理归档。

2.各部门各单位文件材料的整理、归档、移交工作按《上海对外经贸大学档案管理办法》第四章、《上海对外经贸大学部门文件材料收集整理立卷归档管理办法》、《上海对外经贸大学重大活动、重要项目档案管理规定》执行。

3.各部门各单位不得擅自缩小移交范围,拒绝移交应进综合档案室的各种门类、各种载体档案;学校部门或单位撤销、合并、分立的,要严格按照规定进行档案移交。

4.学校领导和各部门各单位处级干部调离、提拔或退休时,应主动将其应归档的文件材料移交本部门的兼职档案工作人员归档,不得擅自销毁应归档的文件材料。本部门分管档案安全工作负责人或档案工作人员也应主动提请其清理所保存的文件材料归档,以维护学校历史记录的完整、安全、系统。

5.学生档案的接收、整理、归档及转递工作按学校学生档案相关规定执行。

第九条 学校要进一步提高档案库房的安全防灾标准,采用先进的安全技术、设备和材料,改善档案保管条件,实行库房精细化管理,确保档案安全。

1.档案库房要配备防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物等设施设备;安装监控和门禁设施,并保障各种设施设备完好及正常运行,避免出现设施配备不全,或者设施设备不运行或者间断运行的情况,影响档案安全。

2.学校档案库房日常管理按《上海对外经贸大学档案库房管理制度》执行。

3.校综合档案室应做好档案库房检查及记录工作,档案库房的日查由库房管理人员进行,定期巡查由相关责任人员进行,档案安全工作第一责任人要保证每年对库房进行2次以上安全专项巡查。

第十条 学校档案信息安全管理重点保障网络、系统、数据载体的各类信息的安全。

1.利用IP限制,把“南大之星”综合档案管理系统的访问范围控制在校园范围内,对一些未经授权的IP进行屏蔽。

2.学生档案管理系统可在公网范围内访问,采用学生身份证号码方式登录,查询的信息只限于档案转递状况,不涉及学生档案本身内容。

3.做好数据库日常维护管理与安全备份检查,做到每天本地服务器与磁盘阵列实时备份数据库信息,且数据库的维护与备份由专人负责。

4.学校应配备2台以上服务器以保证档案管理系统不间断运行。主服务器按学校规定寄存在信息技术中心机房,由信息技术中心管理;备份服务器实行异地存放,以备不虞之需。

服务器采用用户名加密码方式登录,并指定专人负责。

5.校综合档案室应加强网站安全管理,发生篡改、入侵等事件应及时断网修复。

第十一条 加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的保密管理,严防档案信息泄密。

1.会计电子档案、基建电子档案、机要档案等重要档案应妥善保管,有数字化外包的应与外包单位签订保密协议。

2.各部门各单位专兼职档案工作人员应妥善保管好档案信息系统的用户名和密码,不得外泄。

3.各部门各单位杜绝通过微信、飞信及QQ等公网传输涉密电子文件造成信息泄漏。

4.利用涉密档案者负有保密责任,不得将信息泄漏外传,涉密档案原则上不得复制。

5.进一步严格涉密档案管理,严禁涉密档案目录与非涉密档案目录数据混存,不得在未与非涉密网实施严格物理隔离的局域网上处理和存储涉密档案数据。

第十二条 全校师生员工应严格执行档案利用制度,以确保档案在利用过程中的安全。

1.校综合档案室档案管理员应在学校档案管理办法许可的范围内,按照权限和要求提供利用,避免超权限、超范围。

2.利用档案者应按《上海对外经贸大学档案管理办法》第六章、《上海对外经贸大学档案借、查阅制度》的规定办理,借出的档案原件,归还时应完整安全。

3.电子档案的浏览、使用和复制按《上海对外经贸大学电子文件档案查阅暂行规定》办理,防止在电子档案的利用过程中造成档案信息的遗失。

4.校内外人员因政审、开具证明、发展党员等情况需借查阅学生档案,按《上海对外经贸大学学生档案借查阅规定》办理。

5.学校各类档案在利用过程中应尽量减少原件出库。档案原件确需出库的,应由库房管理员详细登记档案卷件数量、卷件号、事由、时间、利用人、责任人等情况,并在出库、入库时予以清点确认。

第四章  预防控制

第十三条 开展档案自查,检查各项规章制度是否得到严格执行,检查各个环节、部位是否存在安全漏洞和隐患,检查各种安全设施是否齐全有效等,严防档案安全事故发生。

第十四条 学校在建立洪涝、台风等其他突发事件的防范和应急处置机制时应把档案库房列入重点保护范围,并设立档案安全应急处置协调小组,最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害,确保档案安全受到威胁时得到优先抢救和妥善处置。

第十五条 因工作失职、渎职或未按规定程序履行职责,导致发生档案安全事故的,按照《档案法》及实施办法、《档案管理违法违纪行为处分及规定》等对档案安全管理违法违纪行为予以查处,严肃追究相关人员责任。

第五章  附

第十六条 本办法自公布之日起施行。