上海对外经贸大学档案管理办法(2017年11月修订)

文章来源:校综合档案室 作者: 发布时间:2017-11-22 浏览次数:128

第一章  总

    第一条 为加强我校档案工作业务建设,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,更好地为学校各项工作服务,根据中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等有关文件、法律法规精神,结合我校实际,制订本办法。

    第二条 本办法所称档案,是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录。不包括学生档案和教职工、干部人事档案。   

    第三条 学校档案工作是学校重要基础工作之一,是衡量学校教育质量及管理水平的重要标志,是维护学校历史真实面貌的重要工作。   

    第四条 学校应加强档案工作的领导和管理,将之纳入学校整体规划,保证档案机构、人员编制、档案用房、设施、经费的落实。

第五条 学校档案实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统及安全,便于开发利用。

第二章  管理体制

第六条 我校档案工作由校长统一领导,并确定一位校领导分管全校档案工作,同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

学校成立档案工作委员会,负责对全校档案工作中的重要事项进行讨论和审议。其职责见《上海对外经贸大学档案工作委员会章程》。

档案工作委员会主任由校长担任,副主任由分管校领导担任,委员由各部门各单位负责人担任。

第七条 综合档案室是档案工作委员会的工作机构,是学校档案工作的职能部门,受校长办公室领导。其职责如下:

(一)宣传、贯彻执行上级关于档案工作法令、政策和规定,规划全校档案工作;

(二)制定本校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)统一管理学校各部门的档案工作,确立归档范围和保管期限,负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;

(四)开展档案的开放和利用工作;

(五)编制检索工具,编研档案史料和参考资料,积极开发档案信息资源;

(六)做好档案信息化建设,推动数字档案室建设与发展;

(七)负责对全校专(兼)职档案人员进行业务培训;

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

(九)开展档案学术研究和交流活动;

()完成学校领导交办的其他任务。

学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业或相关专业知识及现代化管理技能。

第八条 学校各部门各单位档案工作由各部门各单位负责人分管,所设兼职档案员具体承办。

(一)分管档案工作负责人职责:

1.执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入本部门本单位工作计划;

2.根据工作实际设立兼职档案员,督促、检查档案工作,保证按质按时归档;

3.支持兼职档案员开展工作,保证兼职档案员从事档案工作必要的时间和经费,以做好档案工作。

(二)兼职档案员职责:

1.贯彻执行国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度;

2.遵纪守法、忠于职守,努力学习档案专业知识,积极参加岗位培训,不断提高业务水平;

3.按照档案工作有关规定做好部门文件材料的归档工作,并按规定时间移交档案;

4.接受综合档案室的业务指导和督促检查;

5.做好文件材料的安全保密工作。

  第九条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要设立分室管理。分室是我校档案部门的分支机构,受我校档案部门和业务主管部门双重领导。

第三章  条件保障

第十条 学校应将档案工作纳入学校事业发展规划和年度工作计划,定期进行督促检查,及时研究并协调解决档案工作中的重大问题,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障。

第十一条 学校应为档案职能部门配备专职档案工作人员。档案工作人员职数根据学校档案数量和工作任务确定,其待遇与学校行政管理人员同等,实行专业技术职务评聘制。

第十二条 学校应合理核定档案工作经费并列入学校年度预算,应设立专项经费配置档案管理现代化、信息化所需设施,以保证档案工作需求。

学校各部门各单位应提供必要经费用于本部门本单位的档案管理工作,以保证档案顺利移交。

第十三条 学校应提供符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的库房,应及时改建或者扩建。必要时,可将档案事业建设纳入基础设施建设项目。

第十四条 学校应将数字档案室建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,以推进档案存储数字化和利用网络化,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第十五条 综合档案室应不断完善档案管理办法,建立健全各项规章制度,并根据上级文件精神及实践的需要,不断查漏补缺,以确保档案工作有法可依、有制可据。

第四章  归档与交接

第十六条 学校档案归档与交接工作分工为:

(一)各文件材料形成部门、单位或临时机构将纸质文件立卷、整理、装订后向综合档案室移交,综合档案室负责立卷业务指导及档案的检查、验收。

(二)电子档案的交接方式为:

1.通过计算机在线移交,即由移交部门、单位根据相应目录上传至南大之星等档案管理系统,其上传电子档案应真实可靠、完整齐全和安全可用;

2.移交部门、单位将电子档案存储在脱机载体上与综合档案室进行离线交接;

3.涉密电子档案不移交,档案目录实行离线交接。

第十七条 各部门各单位立卷归档必须分工明确,协同配合。全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档;其余由各部门各单位负责本部门本单位档案的立卷归档;文件材料涉及多个部门的,由主办部门或单位归档。

    第十八条 各部门各单位形成的文件材料应按《上海对外经贸大学档案归档范围和保管期限表》、《上海对外经贸大学部门文件材料收集整理立卷归档整理办法》进行整理归档。

综合档案室应根据需要及时制定或修订归档范围和保管期限表,报上海市档案局审核后实施。

第十九条 学校在开展专项工作、重大活动和实施重要项目时所形成的材料,应按《上海对外经贸大学重大活动、重要项目档案管理规定》归档,由承办机构进行整理移交。为保证档案收集齐全,必要时可吸收综合档案室参加。

    第二十条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各类载体形式的文件材料,必须按照规定向综合档案室移交,任何人不得占为己有或拒绝归档。

个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,综合档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第二十一条 学校机构在进行撤销、合并或分立时,应会同综合档案室及时规范档案流向,妥善进行档案处置,严防档案流失。

第二十二条 对损毁、丢失的重要档案,综合档案室应督促档案形成部门或单位通过征集、复制、补制等各种办法积极予以补救,尽可能地恢复档案面貌,弥补档案损失。

第二十三条 档案归档时间:

(一)学校各党政部门、直属单位,应在次年六月底前归档;

(二)各学院应在次年十二月底前归档;

   (三)科研类档案应在项目完成后两个月内归档,基建类档案应在项目完成后三个月内归档;临时专项工作由临时机构在工作完成后两个月归档。

   (四)随时接收上级规定和实际需求应接收的档案。

第二十四条 档案交接手续:

(一)交接档案必须履行手续,移交部门或单位填写移交目录,一式两份;

(二)综合档案室工作人员根据移交清单清点、核实档案的数量,并对档案内容进行抽检;

(三)核实无误后,接收人员在移交清单上签字,加盖公章交接双方各执一份存档;

(四)移交部门同时还应移交案卷目录与卷内文件目录。

第五章  档案管理

第二十五条 学校档案由综合档案室分类保存。综合档案室应按照《高等学校档案实体分类法》对学校档案进行整理、分类、编号和排列。

第二十六条 综合档案室应组织档案鉴定工作。对保管期限已满的档案,应按有关规定及时进行鉴定、处理。对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意并造册经校领导批准后,予以销毁。销毁档案时应有二人监销,监销人应在销毁清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十七条 综合档案室应做好档案统计工作,并指定专人负责下列工作:

    (一)对档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

    (二)认真执行档案统计年报制度,并按有关规定报送档案工作基本情况统计表。

    第二十八条 综合档案室应指定专人负责档案库房技术管理。

(一)应建立和健全库房管理的规章制度,配备防盗、防火、防潮、防尘等八防设施设备,控制库房温湿度,防止档案破损、褪色、霉变和散失;

(二)要改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制,确保档案的安全。

第二十九条 综合档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应立即向相关领导报告,及时处理。

第三十条 综合档案室应积极推进档案信息化建设,建立和完善档案数据库,实现档案信息资源共享。

第三十一条 综合档案室应加强档案安全工作,按《上海对外经贸大学加强档案安全工作实施办法》进行管理。

第六章  档案利用

第三十二条 综合档案室应按照国家有关规定积极开展档案利用。未经学校授权,其他任何组织和个人无权公布学校档案与利用。

第三十三条 档案工作人员要熟悉档案保管情况,了解学校各项工作的需求,最大限度地满足利用者的需求,充分发挥档案的参考凭证功能。

第三十四条 学校所保存的档案,主要供本校利用。其他单位或个人需要查阅时,应持介绍信、身份证和有关证明,经综合档案室主任或校长办公室主任同意后,方可查阅;如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密,须经校领导批准;境外组织或个人利用学校档案的,应按国家有关规定办理。

第三十五条 凡利用学校档案,按《上海对外经贸大学档案借查阅制度》执行。

第三十六条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。如有特殊需要,须经校长办公室主任和校领导批准。

第三十七条 寄存在综合档案室的档案,归寄存者所有。如有机构或个人需要利用,应当征得寄存者同意。

第三十八条 对借出档案,综合档案室要定期催还,并检查归还档案的完好情况,若发现损坏或丢失,应书面报告学校处理。

第三十九条 学校应为综合档案室设立专门的阅览室,综合档案室应编制必要的检索工具,为学校各部门各单位提供利用服务。

第四十条 综合档案室应从学校大局出发,加强档案编研工作,大力开发档案信息资源,弘扬校园文化。

第七章  奖励与处罚

    第四十一条 学校档案工作应建立检查、考核和评估制度,对表现优秀的工作人员给予表彰和奖励。

    第四十二条 有下列行为之一的,应按照《中华人民共和国档案法》及实施办法、《上海市档案条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规给予行政处分;构成犯罪的,移交司法部门处理:

(一)损毁、丢失属于学校所有档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖或者转让档案的;

(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

(六)不按规定归档或不按期移交档案,拒绝归档或将档案据为已有的;

    (七)明知档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

    (八)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第八章  附则

    第四十三条 本办法自发布之日起执行。