上海对外经贸大学归档范围和保管期限表

文章来源:校综合档案室 作者: 发布时间:2016-09-21 浏览次数:316

新2015——上海对外经贸大学归档范围和保管期限表.docx

一、党群类

DQ11   党委办公室

序号

归档内容

保管期限

DQ11.1  综合

1

学校党委向上级党委的请示、报告、批复

永久/长期

2

学校党委发布的决定、办法、通知

永久/长期

3

党和国家领导人、地方党政领导人及上级机关领导人来校视察、检查、调研工作时的报告、讲话、题词及声像材料

永久

4

党委负责人在校内的重要讲话稿和参加上级机关重要会议的发言稿及声像材料

永久

5

党委工作计划、规划、总结、报告、工作要点

永久

6

党委工作简报

永久

7

党委大事记

永久

8

本校启用和销毁印章的文件和印模

永久

9

重要群众来信、来访及处理材料

永久/长期

10

上级党组织关于党的建设的重要通知、通告等文件材料

永久/长期

11

本校党组织关于党的建设的重要通知、通告等文件材料

永久/长期

12

上级、本校关于党建的各类研究课题及获奖情况

长期

13

党委工作的各类规章制度

长期

14

党委保密、安全工作的有关文件

长期

15

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

长期

16

授予各种荣誉和表彰先进集体、个人的材料

长期

17

其他具有保存价值的文件材料

  

DQ11.2  会议

1

党代会文件材料

  

  

1)关于召开党代会的请示、批复、大会计划、通知、工作报告、议程、决议、会议通过的文件、总结、大会记录、领导讲话稿、照片、录音、录像;大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单、候选人登记表及情况介绍;大会选举办法、选举结果及上级批复等

永久

  

2)会议简报、会议纪要、提案及办理情况、会议情况、反映记录、会议收到的重要贺信、贺电

长期

  

3)参考文件、小组会议记录、会议筹备计划、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式

短期

2

党委召开的有关会议材料

  

  

1)本校党委会、常委会、党委扩大会、书记校长联席会议、党委班子民主生活会的会议记录、纪要、决议、决定等材料

永久

  

2)学校党建工作会议材料

长期

  

3)党委中心组会议记录、纪要

长期

  

4)党委召开的各种工作会议文件、声像材料

长期

  

5)校党委领导参加上级部门召开的各种重要会议的会议材料

长期

DQ11.3  统战

1

统战工作计划、总结、报告

永久

2

本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

3

各民主党派成员和负责人名册、批准加入民主党派的通知、函

永久

4

统战工作年度统计报表

长期

5

统战工作大事记

长期

6

统战工作重要会议记录

长期

7

台、港、澳联及侨联工作形成的材料

长期

8

本校关于统战工作的文件材料

长期



DQ12   纪委

序号

归档内容

保管期限

DQ12.1  纪委、监察

1

上级纪委关于纪检工作的文件

  

  

1)针对本校的,重大的

永久

  

2)需要长期贯彻执行的

长期

2

党员处分、复查材料

永久

3

纪委工作计划、总结

长期

4

纪委工作统计报表

长期

5

纪委工作规章制度

长期

6

纪委会议记录、纪要

长期

7

关于检举、揭发及调查材料(定案的)

长期

8

本校关于纪检工作的重要通知、通告等文件材料

长期

9

纪委重要工作请示、报告、批复等材料

长期

10

群众来信、来访、来电及处理意见

长期/短期

11

其他具有保存价值的文件材料

  

DQ12.2  审计

1

上级关于审计工作的文件材料

长期

2

审计工作规章制度

长期

3

审计工作计划、总结

长期

4

审计工作统计报表

长期

5

审计工作会议记录、纪要

长期

6

对各单位的审计报告及离任领导的审计报告等材料

长期

7

审计项目形成的文件材料

长期

  

1)领导批示

长期

  

2)审计通知书

长期

  

3)审计报告、结论

长期

  

4)取证材料

长期

  

5)与审计项目有关的群众来信和来访记录

长期

  

6)其他相关重要材料

长期

8

审计处重要工作请示、报告、批复等材料

长期



DQ13   组织部

序号

归档内容

保管期限

DQ13.1  组织工作

1

本校副处以上干部任免的报告、决定、批复、通知

永久

2

科级以上干部名册

永久

3

党员名册及新党员名册

永久

4

党总支、党支部换届、改选的请示、批复

永久

5

党员和党组织统计报表

永久

6

组织工作规章制度

长期

7

组织工作计划、总结

长期

8

组织工作会议记录

长期

9

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

长期

10

党校培训班培训材料(方案、总结、学员名单)

长期

11

党员组织关系转进、转出介绍信存根

长期

12

党费收支情况

长期

13

表彰先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单

长期

14

各级党代会代表、人大代表推荐材料

长期

15

中层干部考核相关材料

长期

16

干部挂职锻炼有关材料

长期

17

上级、本校关于组织工作的重要通知、通告等文件材料

长期

18

组织部重要工作请示、报告、批复等材料

长期

19

其他具有保存价值的文件材料

  

DQ13.2  离退休工作

1

离退休工作规章制度

长期

2

离退休工作计划、总结

长期

3

离退休工作会议记录

长期

4

离退休工作统计报表

长期

5

表彰离退休工作先进集体、个人的材料

长期

6

老干部享受补助的报告、批复

长期

7

离退休工作活动材料

短期



DQ14   宣传部

序号

归档内容

保管期限

1

反映学校历史发展的重要活动形成的材料

永久

2

宣传部编印的各类汇编材料或宣传册

永久/长期

3

校报全年合订本

永久/长期

4

宣传工作规章制度

长期

5

宣传工作计划、总结

长期

6

宣传工作统计报表

长期

7

宣传工作会议记录

长期

8

教职工理论学习的决定、计划、通知、总结

长期

9

本校精神文明建设的有关通知、材料、总结、调查报告

长期

10

表彰宣传教育工作先进集体、个人的材料

长期

11

上级、本校制发的关于宣传工作的重要通知、通告等文件材料

长期

12

宣传部重要工作请示、报告、批复等材料

长期

13

其他具有保存价值的文件材料

  

附注:宣传部形成的有保存价值的声像材料(照片类),参见声像档案(SX)归档范围。



DQ15   工会妇联

序号

归档内容

保管期限

DQ15.1  工会

1

教代会、工代会有关的文件材料

  

  

1)召开教代会、工代会的请示、批复、会议的报告、通知、议程、工作报告、领导人讲话、大会发言稿、会议通过的文件、决议、候选人材料、选举结果、重要声像材料

永久

  

2)重要贺信、贺电、提案

长期

2

本校出席全国、市教代会、工代会代表名单、发言材料

永久

3

工会工作规章制度

长期

4

工会工作计划、总结

长期

5

工会工作统计报表

长期

6

工会工作会议记录

长期

7

部门工会成立、换届选举的报告、批复

长期

8

上级、本校工会表彰先进集体个人的材料、名单

长期

9

工会组织的重大文体活动材料

长期

10

上级、本校制发的关于工会工作的重要通知、通告等文件材料

长期

11

工会重要工作请示、报告、批复等材料

长期

12

其他具有保存价值的文件材料

  

DQ15.2  妇联

1

上级关于妇女工作的文件材料

长期

2

妇委工作计划、总结

长期

3

表彰先进妇女集体、个人的材料

长期

4

出席上级妇代会代表的有关材料

长期

5

妇委工作重要活动的简报及声像材料

长期



DQ16   团委学生会

序号

归档内容

保管期限

1

团代会、学代会的文件材料

  

  

1)召开双代会的请示、批复、会议的议程、决议、报告、通知、代表名单、领导讲话、大会发言、会议通过的文件、选举结果及声像材料

永久

  

2)重要贺电、贺信、提案

长期

2

团委工作规章制度

长期

3

团委工作计划、总结

长期

4

团委工作大事记

长期

5

团委工作统计报表

长期

6

团委工作会议记录

长期

7

团干部及团员名册

长期

8

基层团组织机构设置、换届选举、干部任免的通知、决定

长期

9

表彰学生先进集体、个人的事迹材料及名单

长期

10

团员受纪律处分及撤消处分的决定

长期

11

团委组织的各类重大活动材料

长期

12

团委组织学生参与的各类社会重大活动材料

长期

13

社会实践相关材料

长期

14

学生社团章程

长期

15

学生组织、参与的各种社团活动的材料

长期

16

上级、本校制发的关于团委工作的重要通知、通告等文件材料

长期

17

团委重要工作请示、报告、批复等材料

长期

18

团委、学生会编辑发行的期刊

短期

19

其他具有保存价值的文件材料

  



二、行政类

XZ11   校长办公室

序号

归档内容

保管期限

XZ11.1  综合

1

上级关于高校行政管理的综合性文件

  

  

1)针对本校的,重大的

永久

  

2)需要长期贯彻执行的

长期

2

本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

3

全校性的规章制度

永久

4

本校行政工作计划、总结

永久

5

统计年报表

永久

6

统计年鉴、大事记、历史沿革

永久

7

事业单位法人年度报告书

永久

8

校领导备忘录

永久

9

学校对外签订的各类协议、合同及相关材料

永久

10

本校关于机构设立、调整、撤销的请示和批复和干部任免的通知

永久

11

本校向上级的重要请示及批复

永久

12

学校下发颁布的重要决定、条例、规定、通知

长期

13

校内发文登记本

长期

14

校内收文登记本

长期

15

重要群众来信、来访及处理材料

长期

16

校长办公室的重要发文、内部请示

长期

17

各部处、各学院上报的工作计划和总结材料

短期

18

其他具有保存价值的文件材料

  

XZ11.2  会议

1

校长办公会会议纪要、决议等重要会议材料

永久

2

行政工作例会会议纪要

永久

3

本校召开的各类重要会议、座谈会等形成的记录及校领导讲话

永久/长期

4

主办或者承办的校内外各种重要会议的文件材料

永久/长期

5

主办或者承办的校内外各类重要活动的安排、议程、纪念册、主要领导题词、著名人物活动情况等重要文件材料

永久/长期

6

上级领导来校视察工作过程中的讲话、题词、记录

永久/长期

7

校领导参加上级部门、外单位召开的各种重要会议上的发言

永久/长期

8

校庆活动材料

  

  

1)关于校庆活动的请示、批复、活动安排及形成的文件材料、出席人员名单

永久

  

2)重要贺信、贺电和报刊杂志对校庆活动的报道

永久

  

3)来宾签名册

永久

  

4)校庆活动的筹备计划、总结、会议服务机构形成材料

短期



XZ12   人事处

序号

归档内容

保管期限

XZ12.1  综合

1

上级制发的文件

  

  

1)针对本校或涉及本校人事工作的文件及批复件

永久

  

2)重要的、需长期贯彻执行的

长期

2

人事工作统计报表

永久

3

人事工作规章制度

长期

4

人事工作计划、总结

长期

5

人事工作会议记录

长期

6

本校制发的关于人事工作的重要通知、通告等文件材料

长期

7

人事处重要工作请示、报告、批复等材料

长期

8

其他具有保存价值的文件材料

  

XZ12.2  人事

1

教职工名册

永久

2

处分教职工的决定及复查、撤消处分的材料(含辞退、复职、除名、出国教职工)

永久

3

新进人员名册、调出人员名册

长期

4

教职工聘用合同

长期

5

教职工校内调动有关材料

长期

6

教职工调出的有关材料(包括商调函、行政、工资介绍信存根)

长期

7

教职工录用、调入有关材料(包括行政介绍信、报到证)

长期

XZ12.3  师资

1

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

2

教职工评定、聘任专业技术职务任职资格的批复、呈报表等

永久

3

享受政府特殊津贴人员名单及有关审批材料

长期

4

本校和外单位聘请兼职教师的有关材料

长期

5

优秀青年教师、骨干教师获资助的有关材料

长期

6

教师进修(含修读学位)计划、安排、总结

长期

7

教师公派出国有关材料

长期

8

授予各种荣誉和表彰先进集体、个人的材料

长期

XZ12.4  工资与福利

1

教职工工资调整名册

长期

2

教职工转正定级材料

长期

3

晋升职务、职称的调资汇总册

长期

4

教职工离休、退休审批表及相关材料

长期

5

教职工延聘、返聘有关材料

长期

6

教职工福利、困难补助(含遗属补助)材料

长期

7

教职工丧葬费、抚恤金登记本

长期



XZ14   保卫处

序号

归档内容

保管期限

1

上级制发的关于保卫工作的重要文件

长期

2

保卫工作规章制度

长期

3

保卫工作计划、总结

长期

4

保卫工作会议记录

长期

5

本校教职工、学生案件的调查、结论材料

长期

6

户籍管理工作材料

长期

7

安全宣传教育培训相关材料

长期

8

治安、消防等业务工作情况检查、评比材料

长期

9

本校制发的关于保卫工作的重要通知、通告等文件材料

长期

10

保卫处重要工作请示、报告、批复等材料

长期

11

表彰保卫工作先进集体、个人材料

长期

12

保卫工作简报

短期

13

其他具有保存价值的文件材料

  



XZ15   后勤综合管理处

序号

归档内容

保管期限

XZ15.1  综合

1

上级制发的文件

  

  

1)针对本校或涉及本校后勤管理工作的文件及批复件

永久

  

2)重要的、需长期贯彻执行的

长期

2

校园总体规划、平面图

永久

3

全校水、电、气管道分布图

永久

4

后勤管理工作规章制度

长期

5

后勤管理工作计划、总结

长期

6

后勤管理工作会议记录

长期

7

本校制发的关于后勤管理的重要通知、通告等文件材料

长期

8

后勤综合管理处重要工作请示、报告、批复等材料

长期

9

其他具有保存价值的文件材料

  

XZ15.2  办学用地、校舍房产

1

上级有关办学用地、校舍房产管理工作的重要文件

永久

2

本校关于办学用地、校舍房产的规划、请示及上级批复

永久

3

本校办学用地、房产统计报表

永久

4

学校房屋新建、修缮、改建的有关材料

永久

5

学校处理土地、房产历史遗留问题的有关材料

永久

6

学校与校内外单位、个人签订的关于房产的合同与协议

长期

7

后勤服务企业、经营性用房的合同、协议

长期

XZ15.3  仪器设备

1

本校仪器设备统计报表

长期

2

关于设备购置的请示

长期

3

关于设备采购、维修方面的合同或协议

长期

XZ15.4  膳食、物业管理、环保绿化及其它

1

学校膳食管理工作的请示、签订的合同或协议以及相关材料

长期

2

学校物业管理工作的请示、签订的合同或协议以及相关材料

长期

3

学校环保绿化工作的请示、签订的合同或协议以及相关材料

长期

4

学校医务室的请示、签订的合同或协议以及相关材料

长期

5

后勤综合管理处其它有保存价值的材料

长期



XZ16   信息技术中心

序号

归档内容

保管期限

1

上级制发的关于高校校园网、信息化建设、现代教育技术等方面的重要文件

长期

2

信息技术中心规章制度

长期

3

信息技术中心工作计划、总结

长期

4

信息技术中心工作会议记录

长期

5

关于学校校园网、信息化建设、现代教育技术的有关文件材料

长期

6

本校有关网络、信息化建设等方面的合同、协议

长期

7

本校关于信息技术中心工作的重要通知、通告等文件材料

长期

8

信息技术中心重要工作请示、报告、批复等材料

长期

9

其他具有保存价值的文件材料

  

附注:信息技术中心形成的有保存价值的声像材料(录音和录像带、幻灯片、影视和缩微胶片、光盘),参见声像档案(SX)归档范围。



XZ17   图书馆

序号

归档内容

保管期限

1

上级制发的关于图书工作的重要文件

长期

2

图书馆规章制度

长期

3

图书馆工作计划、总结

长期

4

图书馆工作统计报表

长期

5

图书馆工作会议记录

长期

6

本校制发的关于图书工作的重要通知、通告等文件材料

长期

7

图书馆重要工作请示、报告、批复等材料

长期

8

图书馆与校外签订的重要合同、协议

长期

9

图书馆编印的各类汇编资料、专刊

长期

10

其他具有保存价值的文件材料

  



XZ18   古北校区管理办公室

序号

归档内容

保管期限

1

古北校区管理办公室工作计划、总结

长期

2

古北校区管理办公室工作会议记录

长期

3

古北校区管理办公室重要工作请示、报告、批复等材料

长期

4

其他具有保存价值的文件材料

  



XZ19   教育质量评估中心

序号

归档内容

保管期限

1

上级制发的文件

  

  

1)针对本校或涉及本校高教、评估工作的文件及批复件

永久

  

2)重要的、需长期贯彻执行的

长期

2

教育质量评估中心规章制度

长期

3

教育质量评估中心工作计划、总结

长期

4

教育质量评估中心工作统计报表

长期

5

教育质量评估中心工作会议记录

长期

6

教学评估相关材料

长期

7

新专业检查相关材料

长期

8

高教研究课题申报、立项相关材料

长期

9

本校制发的关于高教、评估工作的重要通知、通告等文件材料

长期

10

教育质量评估中心重要工作请示、报告、批复等材料

长期

11

编印的各类汇编资料、专刊

长期

12

其他具有保存价值的文件材料

  



XZ20   久利公司

序号

归档内容

保管期限

1

久利公司统计年报

永久

2

久利公司各类报表

永久

3

久利公司年度审计报告

永久

4

久利公司规章制度

长期

5

久利公司工作计划、总结

长期

6

久利公司会议记录

长期

7

久利公司重要工作请示、报告、批复等材料

长期

8

久利公司与有关单位签订的各类合同、协议

长期

9

久利公司工作简报

短期

10

其他具有保存价值的文件材料

  



三、教学类

JX11  教务处

序号

归档内容

保管期限

JX11.1  综合

1

上级制发的文件

  

  

1)针对本校或涉及本校教学工作的文件及批复件

永久

  

2)重要的、需长期贯彻执行的

长期

2

本校关于教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3

本校有关教育事业发展规划、计划的报告、总结及上级批复

永久

4

本校关于教务工作的规章制度

长期

5

教务处工作计划、总结

长期

6

关于教学工作的各类统计报表

长期

7

学校、教务处有关教学工作的重要会议文件材料及记录

长期

8

本校制发的关于教学管理的重要通知、通告等文件材料

长期

9

教务处重要工作请示、报告、批复等材料

长期

10

其他具有保存价值的文件材料

  

JX11.2  学科与实验室建设

1

本校有关专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复

永久

2

省级以上重点实验室、实验教学示范中心申报、审批文件材料

永久

3

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4

精品课程建设规划、立项审批、申报、评审、总结等文件材料、精品课程课件(光盘)

永久

5

学科、专业、实验室建设统计报表

长期

JX11.3  课堂教学与实践

1

各专业教学计划、教学大纲、培养方案

长期

2

年度教学安排、教学执行计划

长期

3

教学质量检查、教学质量评选材料

长期

4

教学实习、社会实践计划、总结及有关材料

短期

JX11.4  招生

1

新生录取名册

永久

2

本、专科生招生工作计划、总结、报告

长期

3

本、专科生招生简章、专业介绍

长期

4

上级关于招生工作的文件及本校相关材料

长期

JX11.5  学历、学位

1

毕业生学历、学位情况汇总表及电子版(含名册)

永久

JX11.6  教材

1

各专业使用教材目录

长期

2

自编、主编教材

长期

3

评选优秀教材的有关材料及获奖名单

长期

 JX11.10   学籍

1

新生登记表

永久

2

在校学生名册

永久

3

学籍变更材料(含升级、留级、休学、复学、转学、退学等学籍变更情况)

长期

4

学生奖励、处分材料

长期



JX12  学生处

序号

归档内容

保管期限

JX12.1  综合

1

上级制发的有关学生思想管理工作、奖、贷、助学金及勤工俭学、困难补助、减免学杂费、学生就业等方面的重要文件

长期

2

学生管理手册

长期

3

本校关于学生工作的规章制度

长期

4

学生处工作计划、总结

长期

5

关于学生工作的各类统计报表

长期

6

学生处工作会议记录

长期

7

学生困难补助管理工作材料

长期

8

学生学费减免材料

长期

9

勤工俭学申请及费用审核、汇总材料

长期

10

学生思想教育工作和心理健康工作材料

长期

11

毕业生就业率统计、就业方案等材料

长期

12

辅导员、思政教师选拔、培训、管理、考核、评优工作材料

长期

13

易班建设相关材料

长期

14

社区工作相关材料

长期

15

本校制发的关于学生工作的重要通知、通告等文件材料

长期

16

学生处重要工作请示、报告、批复等材料

长期

17

其他具有保存价值的文件材料

  

JX12.2  武装部

1

上级有关武装部工作的文件

长期

2

武装部工作计划、总结

长期

3

本校军训计划与总结、请示与领导批示以及相关材料

长期

4

本校学生征兵工作实施方案以及参军学生名单

长期

JX12.3  校友会

1

校友通讯录

永久

2

校友贺信贺电、签名册、题词

永久

3

校友赠送的礼品、纪念品等(归入“实物(SW)”类)

永久

4

学校校友工作规章制度

长期

5

校友工作形成的重要材料

长期

JX12.4  学生评奖评优

1

上海市优秀毕业生评选通知、登记表、表彰决定

永久

2

校优秀毕业生汇总名册

长期

3

学生获得各种奖学金、贷学金、助学金、特困补助的名册

长期

4

学生违纪的处分决定及有关文件材料

长期

JX12.10  学籍

1

毕业生登记表

永久



JX18  继续教育学院

序号

归档内容

保管期限

JX18.1  综合

1

上级制发的关于继续教育的文件材料

长期

2

我校关于继续教育的有关规定、制度

长期

3

继续教育学院工作计划、总结

长期

4

继续教育学院各类统计报表

长期

5

继续教育学院重要会议记录

长期

6

继续教育学院重要工作请示、报告、批复等材料

长期

7

其他具有保存价值的文件材料

  

JX18.2  招生

1

新生录取名册

永久

2

自考、夜大学招生计划、总结

长期

3

自考、夜大学招生简章、专业介绍

长期

JX18.3  课堂教学与实践

1

各专业教学计划、教学大纲

长期

JX18.4  学历、学位

1

毕业生学历、学位情况汇总表及电子版(含名册)

永久

JX18.10  学籍

1

新生登记表

永久

2

自考、夜大学生名册

永久

3

学生成绩总表

永久

4

自考、夜大学生学籍变更材料(休、复、转、退)材料

长期

5

自考、夜大学学生奖励、处分材料

长期



JX21  国际交流学院

序号

归档内容

保管期限

JX21.1综合

1

上级制发的文件(与本学院有关的)

长期

2

学院工作计划与总结

长期

3

学院各项规章制度

长期

4

学院召开的重要会议的记录、纪要

长期

5

学院组织开展的各项交流(含国际交流)活动的文件材料

长期

6

学院与有关单位签订的合作协议(教学科研方面)

长期

7

教师、学生参加国际、全国、市各种竞赛获奖证书复印件及照片

长期

8

学院工作重要请示与批复

长期

9

其他具有保存价值的文件材料

  

JX21.2教学

1

期中教学检查相关材料

长期

2

典型教案、重要备课记录

长期

3

本科生优秀学士学位论文

长期

JX21.3  外国留学生材料

1

留学生名册(学历生)

永久

2

语言生、交换生名册及相关材料

长期

3

学生去向及有关材料

长期

JX21.10学籍

1

学生成绩总单

永久

JX21.16研究生

1

硕士学位论文及评审材料(学位论文归电子版)

长期

  

附录:学院自存类教学文件

1

教师任课安排、教案

长期

2

本科生毕业论文及评审意见

长期

3

学生“升、留、休、复、退、转”学籍处理文件

长期

4

课堂教学材料、课程进度表

短期

5

本专业教学检查、调查材料及总结

短期

6

优秀实习报告

短期

7

教师工作量核算、登记材料

短期







各学院

序号

归档内容

保管期限

JX××.1综合

1

上级制发的文件(与本学院有关的)

长期

2

学院工作计划与总结

长期

3

学院各项规章制度

长期

4

学院召开的重要会议记录、纪要(如党政联席会议)

长期

5

学院组织开展的各项交流(含国际交流)活动的文件材料

长期

6

学院与有关单位签订的合作协议(教学、科研方面)

长期

7

教师、学生参加国际、全国、市各种竞赛获奖证书复印件及照片

长期

8

学院重大活动中形成的文字、照片及其它不同载体形式的文件;

长期

9

学院工作重要请示与批复

长期

10

其他具有保存价值的文件材料

  

JX××.2教学

1

期中教学检查相关材料

长期

2

典型教案、重要备课记录

长期

3

本科生优秀学士学位论文

长期

JX××.10学籍

1

学生成绩总单

永久

JX××.16研究生

1

硕士学位论文及评审材料(学位论文归电子版)

长期

  

附录:学院自存类教学文件

1

教师任课安排、教案

长期

2

本科生毕业论文及评审意见

长期

3

学生“升、留、休、复、退、转”学籍处理文件

长期

4

课堂教学材料、课程进度表

短期

5

本专业教学检查、调查材料及总结

短期

6

优秀实习报告

短期

7

教师工作量核算、登记材料

短期



四、外事类

WS11  国际交流处

序号

归档内容

保管期限

WS11.1  综合

1

上级制发的关于外事工作的重要文件

长期

2

外事工作规章制度

长期

3

外事工作计划、总结

长期

4

外事工作年度统计报表

长期

5

外事工作会议记录

长期

6

外事工作大事记

长期

7

本校制发的关于外事工作的重要通知、通告等文件材料

长期

8

国际交流处重要工作请示、报告、批复等材料

长期

9

其他具有保存价值的文件材料

  

WS11.2  出国(境)

1

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

永久

2

上级关于出国(境)考察、访问、进修等工作的文件

长期

3

教工出国(境)考察、访问、讲学、研究年度统计报表

长期

4

教工出国(境)考察、访问、讲学、研究、进修人员材料(请示、批复、审批表等)

长期

5

参加国际比赛、竞赛获奖证书复印件及有关材料

长期

WS11.3  来校

1

外国党政官员、各界人士来校参观访问的申请表及有关材料

永久/长期

2

聘请外籍教师、专家、学者等来校讲学的请示及批复、名单和简历材料

长期

3

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

WS11.4  国际合作与会议

1

中外合作办学、校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

3

本校完成的国际合作项目、成果等材料

长期

4

本校申报召开国际学术会议的请示、批复及相关材料

长期

5

师生员工参加国际会议的报告及上级批复

长期



五、财会类

CK11  财务处

序号

归档内容

保管期限

CK11.1  综合

1

会计档案保管清册

永久

2

会计档案销毁清册

永久

3

会计移交清册

长期

4

上级有关财务会计工作的文件材料

长期

5

本校有关财务工作管理规定

长期

6

财务处工作计划、总结

长期

7

财务处重要会议记录

长期

8

本校制发的关于财会工作的重要通知、通告等文件材料

长期

9

财务处重要工作请示、报告、批复等材料

  

  

1)向上级部门的关于财务工作的请示报告

长期

  

2)关于财务工作的校内请示报告

长期

10

其他具有保存价值的文件材料

  

CK11.2  会计报表

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

长期

3

年度以上规划表、分配办法、测算表

长期

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

长期

5

季度以下各种计划、统计报表

短期

CK11.3  工资清册

1

工资发放名册

永久

2

工资转移、证明、通知存根

长期

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册等

短期

CK11.4  会计账簿

1

外事会计账簿

永久

2

总账

长期

3

预算内账簿(含明细账、分户或登记账)

短期

4

预算外账簿(含明细账、分户或登记账)

短期

5

学校专项基金账簿

短期

6

日记账

  

  

1)现金、银行存款日记账

长期

  

2)其他日记账

短期

7

固定资产明细账(固定资产报废后保管五年)

短期

CK11.5  会计凭证

1

外事的会计凭证

永久

2

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

3

预算内各种原始凭证、记账凭证

短期

4

预算外各种原始凭证、记账凭证

短期

5

银行存款余额调节表

短期

6

会计拨款凭证及其它会计凭证

短期

7

银行对外账单

短期



六、科研类

KY11  科研处

序号

归档内容

保管期限

KY11.1  综合

1

上级制发的文件

  

  

1)针对本校或涉及本校科研工作的文件及批复件

永久

  

2)重要的、需长期贯彻执行的

长期

2

科研成果汇编、获奖项目选编、论文目录汇编

永久

3

申报的省部级以上科研项目清单及批复材料

永久

4

本校关于科研工作的重要规定、办法

长期

5

科研处工作计划、总结

长期

6

科研工作统计年报

长期

7

本校科研工作重要会议记录和文件材料

长期

8

教育部、中央各部、委、市教委下达的科研计划及科研经费

长期

9

本校主办或参与重大学术活动中形成的重要文件材料

长期

10

本校制发的关于科研工作的重要通知、通告等文件材料

长期

11

科研处重要工作请示、报告、批复等材料

长期

12

其他具有保存价值的文件材料

  

KY11.2  科研项目

1

申报立项阶段:申报课题的申请书及有关附件材料等

永久/长期

2

中期管理阶段:立项通知、协议、合同,执行报告、重要变更材料

永久/长期

3

结题验收阶段:结题报告及结题材料、成果鉴定及验收材料等

永久/长期



KY12  研究生部

序号

归档内容

保管期限

KY12.1  综合

1

上级制发的文件

  

  

1)针对本校或涉及本校研究生工作的文件及批复件

永久

  

2)重要的、需长期贯彻执行的

长期

2

硕士点的申报、审批材料

永久

3

研究生工作规章制度

长期

4

研究生部工作计划、总结

长期

5

研究生部工作统计年报

长期

6

研究生工作重要会议记录

长期

7

本校制发的有关研究生工作的重要通知、通告等文件材料

长期

8

研究生部重要工作请示、报告、批复等材料

长期

9

其他具有保存价值的文件材料

  

KY12.2  招生

1

上级、我校制发的有关招生工作的重要文件

长期

2

招生简章、专业介绍

长期

3

录取名册和录取情况统计表

长期

4

研究生入学试题汇编

长期

KY12.3  课堂教学与实践

1

各专业教学计划、大纲

长期

2

课表、课程简介

长期

3

研究生培养计划及有关培养管理的文件

长期

4

硕士生导师及兼职研究生导师名册

长期

5

研究生学术报告会材料(报告会通知、报告会材料、获奖名单、获奖论文及声像材料等)

长期

KY12.4  学籍与学位

1

学校学位评定委员会人员名单

永久

2

获硕士学位名册

永久

3

因各种原因未修完学业材料(含成绩册)

永久

4

优秀硕士学位论文评选结果材料(校级)

长期

KY12.5  毕业生

1

毕业、结业证书登记表

永久

2

毕业去向登记表

永久

KY12.6  研究生课程进修班

1

研究生课程进修班招生简章

长期

2

研究生课程进修班备案等材料

长期

3

上级、本校关于研究生课程进修班的相关文件

长期



KY16  国际经济贸易研究所

序号

归档内容

保管期限

1

研究所工作规章制度

长期

2

研究所工作计划、总结

长期

3

研究所统计年报

长期

4

研究所重要会议记录

长期

5

研究所重要工作请示、报告、批复等材料

长期

6

本单位编印的各类汇编资料和出版物

长期

7

其他具有保存价值的文件材料

  



七、声像类

SX  声像档案

序号

归档内容

保管期限

1

学校重要人物

  

  

1)学校历任书记、校长

永久

  

2)院士、博士生导师、著名教授

永久

  

3)国内外具有一定影响的知名人士

永久

2

中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作

永久

3

学校召开重要会议(党代会、工代会等)纪念及庆典照片

永久

4

由学校主办、承办的重大教学、科研会议

  

  

1)国际性或全国性的教学、科研会议

永久

  

2)重大科研课题评审鉴定会

永久

5

学校举办的各项文体活动(运动会、文艺演出等)

长期

6

著名专家、学者来我校讲学、座谈

长期

7

国外代表团来访

  

  

1)与我校签订合作协议

永久

  

2)授予国外专家、学者、友人名誉称号

永久

  

3)来校参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各项活动

长期

8

本校人员到国外进行友好访问、考察、进修、留学等活动

长期

9

学校举办的各项教学活动

  

  

1)新生开学典礼、毕业生毕业典礼

永久

  

2)历届毕业生合影

永久

  

3)名师教学活动

永久

  

4)参加市级以上各种竞赛和颁奖仪式、奖学金发放仪式

长期

  

5)学生的实践活动、先进事迹

长期

  

6)其他重要教学活动

长期

10

本科教学评估、检查

永久

11

反映学校建校、发展的校园风景和建筑物

永久

12

学校重要展览

长期

13

民主党派和校友会的重要活动

长期

14

其他具有保存价值的声像材料

  

注:

(1)照片类声像档案由党委宣传部负责收集整理归档,其他载体声像档案(录音和录像带、幻灯片、影视和缩微胶片、光盘)由信息技术中心负责归档;

(2)SX11为照片,SX12为光盘;

(3)归档照片须有文字说明(内容包括时间、地点、人物、事件、摄影者),其他载体声像档案须有相应的解释词或文字说明。



八、实物类

SW  实物档案

序号

归档内容

保管期限

SW11  书画类

1

领导、知名人士的题词、字画

永久

2

单位及个人赠送的字画

永久

SW12  其他类

1

国内外校际交流、校庆等大型重要活动中获得的礼品、纪念品

永久

2

获市级以上荣誉的奖状、奖牌、奖章、奖杯等

永久

3

停止使用的有保存价值的公章

永久

4

其他具有保存价值的物品

永久